Wat is dat eigenlijk, een belplan

Bereikbaarheid is natuurlijk van groot belang binnen (en buiten) het bedrijfsleven. Toch is lang niet elk bedrijf optimaal bereikbaar. Gelukkig zijn er tegenwoordig tal van manieren om je bereikbaarheid te verbeteren. Één van deze manieren is het goed instellen van het belplan.

Kort gezegd is een belplan het stappenplan dat gevolgd wordt bij een inkomende oproep. Per telefoonnummer heb je een eigen belplan. In een belplan leg je de stappen vast en voeg je eventuele afwijkingen toe. Zonder belplan gebeurt er dus niets.

Als we kijken naar de meest gebruikte volgorde van het belplan dan zien we dat veel bedrijven gebruik maken van de openingstijden functie. Deze functie zorgt ervoor dat er buiten bepaalde tijden andere acties worden aangeroepen. Zo speel je eenvoudig een gesloten melding af en activeer je vervolgens de voicemail zodat de beller een bericht kan achterlaten. Als nieuwe klant bij ons krijg je alvast de beschikking over een set standaard meldingen. Uiteraard is het mogelijk zelf meldingen in te spreken, door onze stemactrice in te laten spreken of eigen meldingen aan te leveren.

Vaak wordt er dus gebruik gemaakt van de openingstijden functie. Ben je gesloten dan volgt het systeem andere stappen. Dit kan bijvoorbeeld een melding zijn dat je gesloten bent. Wellicht wil je juist 24/7 bereikbaar zijn. In zo’n geval kunnen we bijvoorbeeld alle gesprekken na 18u direct doorschakelen naar je softphone, thuiswerkplek of 06-nummer.

Inkomende gesprekken tijdens reguliere openingstijden worden vaak begonnen met de melding “welkom” en “een ogenblik geduld, we verbinden je door met één van onze medewerkers”. Hierna wordt de beller doorgezet naar de toestellen volgens de geconfigureerde belgroep(en). In een belgroep geef je aan welke toestellen benaderd moeten worden. Je kan er dus met meerdere belgroepen voor zorgen dat als de receptie niet opneemt (stap 1) de beller doorverbonden wordt met de toestellen van afdeling 1 (stap 2) en als daar niet wordt opgenomen de mobiele telefoon van Anne wordt gebeld (stap 3).

Mocht er geen van de belgroepen het gesprek beantwoorden dan kunnen we de voicemail activeren zodat er een bericht kan worden achtergelaten. Je kunt er ook voor kiezen geen gebruik te maken van de voicemail functie en met de melding “de verbinding wordt nu verbroken” het gesprek te beëindigen.

Genoeg mogelijkheden dus en daarom hebben we hiervoor maar een gebruikershandleiding geschreven. Op verzoek sturen we je deze graag toe. Uiteraard denken we graag met je mee dus als je hulp nodig hebt bij het afstemmen van je belplan dan mag je ons altijd mailen, bellen of met ons chatten.

Wel zo makkelijk.

Welkom bij Voyp.