Een kijkje achter de schermen: wat gebeurt er wanneer je een bestelling plaatst?
Bij Voyp zijn we altijd druk bezig om onze huidige klanten te ondersteunen, maar natuurlijk sluiten we ook nieuwe klanten aan die een bestelling doen. In deze post zullen wij kort uitleggen wat wij doen op het moment dat zo'n bestelling binnenkomt.
Verschillende bestellingen met verschillende stappen
Er zijn meerdere type bestellingen mogelijk via Voyp, met te veel opties om hier allemaal te bespreken (wij zijn dol op maatwerk). We zullen de meest voorkomende bestellingen hier als voorbeeld gebruiken. Deze verschillende bestellingen zijn:
- Een los telefoonnummer met een doorschakeling
- Een telefoonnummer met een toestel
- Een telefoonnummer en een applicatie om mee te bellen
We bespreken eerst de basis omdat die bij alle drie de orders hetzelfde is en hierna zullen de extra stappen aan bod komen.
Het telefoonnummer
Zoals eerder aangegeven is de basis altijd hetzelfde: het telefoonnummer. Afhankelijk van de bestelling moeten we het nummer van de klant overnemen vanaf een andere provider of moeten we een nieuw nummer toewijzen. Het overnemen van het telefoonnummer doen wij via Vereniging Coin, dit is een landelijke vereniging van telecomaanbieders. Het overnemen van het nummer gaat altijd in overleg met de andere provider. Als de klant nog geen telefoonnummer heeft zullen wij een nieuw nummer toewijzen. Wij hebben voor elk netnummer meerdere nummers beschikbaar en kunnen ook regiovrije telefoonnummers inzetten. Dit nummer kennen wij vervolgens toe aan onze in de cloud gehoste telefoniecentrale aan de juiste klant. Als de klant alleen een doorschakeling wil naar een ander telefoonnummer programmeren wij dit direct in de telefooncentrale in.
Het koppelen van een toestel
Als de klant een toestel bestelt om te gebruiken in combinatie met het telefoonnummer configureren wij dit toestel hier op kantoor. Wij maken gebruik van toestellen van het merk Yealink en hebben een server waar wij de instellingen voor het toestel op klaar zetten. Deze instellingen omvatten onder andere: aan welke klant en telefoonnummer het toestel gekoppeld is, hoe de knoppen naast het scherm geconfigureerd zijn en welke contacten er in het telefoonboek moeten staan. Omdat wij deze instellingen online opslaan raken deze niet verloren op het moment dat het toestel door een storing naar fabrieksinstellingen gezet moet worden. Als deze instellingen klaar staan pakken we het toestel uit en sluiten wij deze aan. Het toestel haalt deze instellingen automatisch op waarna wij het toestel weer netjes inpakken en op de post doen. De klant hoeft het toestel hierna alleen nog maar aan te sluiten aan de stroom en het internet en kan het toestel hierna gelijk in gebruik nemen.
Bellen via een applicatie op een smartphone, laptop of computer
Meerdere klanten willen op hun vaste nummer bereikbaar zijn en daarmee bellen, zonder vast te zitten aan een toestel dat met internet en stroom verbonden moet zijn. Voor deze klanten gebruiken we een zogeheten softphone. Dit is een applicatie op een smartphone, laptop of computer waarmee de klant kan bellen en gebeld kan worden. Voor het gebruik van deze applicatie is alleen een internetverbinding nodig. Na het aanmaken van het telefoonnummer in de telefooncentrale logt onze collega in op het softphonesysteem om een account voor de klant aan te maken. Dit account koppelt de collega direct aan het juiste telefoonnummer. Met deze oplossing blijven klanten mobiel en hebben ze toch bijna alle voordelen van een vaste telefoon.
Extra gemak voor elke klant
Nadat de telefonieomgeving voor de klant klaar is geven we de klant toegang tot ons online portal. In dit portal kunnen wijzigingen gemaakt worden zoals het activeren van doorschakelingen, het wisselen tussen anoniem uitbellen of gewoon met het vaste nummer uitbellen en het toewijzen van nieuwe namen aan toestellen. Ook kunnen hier voicemails afgeluisterd worden en kunnen er dingen zoals openingstijden en/of vakanties ingesteld worden waar bellers automatisch een bandje te horen krijgen.
Maatwerk? Wij helpen graag
Bij Voyp helpen we graag alle klanten, van startende eenmanszaken tot grote organisaties met honderden werknemers. We bieden nog veel meer opties die hier niet zijn besproken. Heb je interesse in telefonie van Voyp? Bel ons dan op 088 6789 400 om je wensen door te spreken. We staan voor je klaar.