De eerste indruk
Iedereen kent het wel. Bellen naar een klantenservice, een oneindig keuzemenu, ellenlange wachtrij en vervolgens een klantenservice die niet al te klant vriendelijk is. Van het kastje naar de muur geeft je gelijk een slechte indruk van het bedrijf. Dit wil je natuurlijk voorkomen. Met onderstaande tips zet je de eerste stappen in de richting van een klantvriendelijke telefonie-oplossing. Begin met een welkomstboodschap met je belangrijkste informatie (natuurlijk je bedrijfsnaam, maar bijvoorbeeld ook je missie of je website). Zo weet de klant vanaf het eerste moment dat er gebeld is met het juiste nummer. Als je gebruik maakt van een wachtrij, informeer klanten dan dat ze in de wachtrij staan en dat het even kan duren voor ze te woord worden gestaan. En bellen ze buiten kantoortijden, geef ze dan een alternatief (meld je website en mailadres bijvoorbeeld) en meld de uren waarin je bereikbaar bent. Zo geef je klanten vanaf het moment dat ze met je bedrijf verbonden zijn een professioneel gevoel. Het spreekt voor zich dat je de klant direct bij de juiste afdeling wilt laten komen. Dit kun je oplossen met een keuzemenu. Het is verleidelijk om een keuzemenu zo te bouwen dat je al het verkeer rechtstreeks kunt leiden naar de juiste medewerker. Dit leidt soms tot ellenlange keuzemenus (toets 4, toets 1, toets 3, toets 2, toets 1). Als de klant na een keuzemenu van tien minuten uit frustratie nog niet heeft opgehangen, heeft je medewerker in ieder geval een harde dobber om er nog een gezellig gesprek van te maken....
Telefonische drukte opvangen
“*Soms zijn er momenten, dat ik aan je denk, al komen die maar weinig voor.*” Maar áls ze voorkomen, dan staat je telefoon roodgloeiend. De ene dag is dat heftiger dan de andere dag en het varieert natuurlijk in de beroepsgroep. Zo heeft een huisartsenpraktijk, verzekeringsmaatschappij of pechhulp het misschien wat drukker in de zomer en IJsbaan ‘De Scheve Schaats’ het druk in de winter. Hieronder leggen wij uit hoe jij hier zo goed mogelijk mee over weg kan gaan. Belgroepen kunnen heel belangrijk zijn om de drukte aan te kunnen. In een belgroep selecteer je meerdere gebruikers waarbij de telefoons overgaan zodra er naar 1 nummer gebeld wordt. Hiermee zorg je er dus voor dat meerdere collega’s het gesprek kunnen aannemen. Mocht een belgroep de drukte niet aankunnen dan kan je een wachtrij toevoegen. Een nadeel hiervan is dat klanten vaak weinig geduld hebben en ze vaak niet het gevoel hebben dat ze terecht in de wacht staan. Hierdoor zijn ze vaak geneigd om op te hangen. Het is dus belangrijk om in de wachtrij aan te geven hoe lang het nog ongeveer zal duren of hoeveel wachtende er nog voor zitten. Plaats een vermakelijk muziekje erin en zo zullen klanten de wachtrij prettiger ervaren omdat ze duidelijkheid krijgen....
Lokaal telefoonnummer vergroot je markt
Je hebt iets nodig, maar weet niet goed waar het product verkrijgbaar is. Google is your best friend en voor je het weet wordt je op basis van je huidige locatie naar de dichtstbijzijnde fysieke winkel gestuurd. Of je zoekt een stukadoor of electricien: grote kans dat de eerste die je vindt niet honderd kilometer verderop woont. Online advertenties worden hierop afgestemd: mensen doen nou eenmaal graag zaken met iemand uit de buurt. Je eerste indruk is belangrijk, maar de allereerste indruk is natuurlijk je netnummer. Een telefoonnummer zegt namelijk veel over je bedrijf. Mensen herkennen het soort nummer en hebben hier ongewild associaties mee. Zo geeft een servicenummer (0900/0800) of een landelijk nummer (088/085) aan dat je een groter bedrijf bent dat landelijk opereert. Een 06 nummer wordt automatisch geassocieerd met een kleine zelfstandige en een lokaal nummer betekent een lokale onderneming. En laat dat voor veel mensen nou precies een reden zijn om voor jouw product of dienst te kiezen! Hier kun je gebruik van maken. Als klusjesman in Breda (ja, wij zijn daar gevestigd dus is Breda ons voorbeeld!) wil je bereikbaar zijn op 076: je straalt daarmee uit dat je een lokale vakman bent. Fijn, want iedere Bredanaar wil dan zaken met je doen (tenminste, als je ook goed bent in wat je doet), en ook fijn voor de mogelijke klanten uit Etten-Leur of Zundert (ook 076) maar wél jammer voor de mogelijke klanten die je misloopt uit Oosterhout (0162) of Bavel (0161) – je stapt namelijk makkelijk in je bus om daar een muurtje te bouwen. Dit kun je oplossen door wat extra telefoonnummers aan te schaffen. Met wat extra virtuele lokale telefoonnummers kan je ook in omliggende gemeentes adverteren. Jij krijgt de belletjes binnen op het nummer dat jij wilt gebruiken. Ook de extra virtuele nummers worden doorgeschakeld naar het nummer wat jij gebruikt. Je bepaalt zelf hoeveel nummers jij zou willen gebruiken en vergroot op deze manier het bereik van je bedrijf....
Hoe richt ik mijn telefonie in
Bellen is allang niet meer alleen met een toestel aan een koperen draadje vastgebonden zijn aan je werkplek. Je kunt nog steeds bellen met een vast toestel, maar net zo makkelijk met je desktop, je laptop, je mobiele telefoon of een draadloos toestel. Wat het beste bij jou past is sterk afhankelijk van je bedrijf. Ieder bedrijf werkt namelijk op zijn of haar eigen manier. Wat past er precies bij jou en hoe kom je daarachter? Ben je veel onderweg, zit je vaak op kantoor of verschillende werkplekken? Voor alles bieden wij een oplossing en hieronder proberen wij het voor jou helder te maken. Met een vaste werkplek adviseren wij eigenlijk altijd een vast toestel. Bel je veel en lang? Overweeg dan ook eens een headset, zodat je je handen vrijhoudt om door te typen. Uiteraard kun je ook gebruik maken van de [app op je laptop of desktop](/app "Alles over de app van Voyp"), zodat er geen toestel op je bureau hoeft te staan....
5G komt eraan
Het 5G netwerk komt eraan en is er sneller dan je denkt. Maar wat is het nu precies en wat kunnen wij er van verwachten? Dit hebben wij voor jou duidelijk gemaakt in deze blog. Je zult het niet verwachten maar er zijn nog veel landen over de wereld die nog gebruik maken van 2G terwijl 4G voor ons nu de normaalste zaak van de wereld is. Kan jij je nog herinneren toen 4G de 3G verving? De ‘G’ staat voor generatie, de 5e generatie komt er dus aan. Het is nog volop in ontwikkeling en het wordt vooral heel snel. Uit verschillende testen van Samsung is gebleken dat 5G tientallen keren sneller is dan 4G en hiermee een praktische snelheid kan behalen van 1,25 Gigabyte per seconde. Verder is het de bedoeling dat er zelfrijdende auto’s gaan rijden over het 5G netwerk. Toch zal de internetsnelheid voor ons als normale gebruiker lager gaan liggen. Nu realiseert 4G zo’n 50 Megabyte per seconde en is het de bedoeling dat 5G in steden 500 en op het plattenland 250 megabyte per seconde zullen geven. Ook is het een ‘must’ dat 5G over het hele land bereikbaar zult zijn....
